¿Cómo manejar el flujo de trabajo en equipos remotos?

Lautaro Scolpatti, Sales Manager

Claves para organizar reuniones y gestionar tareas a la distancia, fomentando la eficiencia y la confianza

Cada vez más empresas y empleados eligen trabajar en forma remota, ya que es una modalidad que beneficia a ambas partes. El trabajo remoto es ventajoso para las empresas porque permite reducir el tamaño de sus oficinas, o directamente prescindir de ellas (como lo está haciendo Airbnb). Y para los empleados, ayuda a ahorrar tiempo y dinero, lo que también posibilita un mejor balance entre la vida personal y laboral. 

Los equipos remotos suelen ser también más desafiantes, diversos y -con una buena gestión- más efectivos que aquellos que se encuentran en un mismo lugar físico. Sin embargo, gestionar el flujo de trabajo remoto requiere de mucha organización.

Aquí algunos tips para hacerlo.

Configurar un cronograma de tareas y objetivos

No tiene que ser un horario estricto. Ofrecer flexibilidad los hará más productivos. Lo importante es monitorear el cumplimiento de objetivos dentro de una franja determinada. 

Tener reuniones regulares con el equipo

Establece una hora cada día o cada semana para que todos los empleados tengan una video reunión, utilizando plataformas como Webex, Meet o Zoom. Es mejor hacerla a primera hora de la mañana si todos los colaboradores se encuentran en la misma zona horaria. Si están en diferentes zonas horarias, se debe optar por el horario más conveniente para la mayoría. 

Planificar las reuniones para que sean breves y productivas

Las reuniones no deberían durar más de 45 minutos o una hora. Está demostrado que las personas no mantienen la atención y se dispersan luego de ese lapso. 

Se pueden usar los primeros 20 o 30 minutos para hacer un repaso de las actividades asignadas a cada colaborador y los logros alcanzados. Plantear los bloqueos y ya luego, sobre los minutos finales, anunciar los próximos pasos y distribuir tareas.  

Fomentar la vinculación y colaboración entre los empleados.

Muchas personas que integran equipos remotos no se conocen ni han visto nunca personalmente. Para lograr un clima de equipo es importante que, en la primera reunión o cuando ingresa un nuevo colaborador, cada uno se presente en forma breve e informal. Se pueden utilizar palabras o “hashtags” que cada persona elige para describirse a sí misma.

Realizar breves reuniones uno a uno para hacer seguimiento y brindar confianza

Las personas necesitan tener un feedback de su desempeño. Y esto es importante hacerlo en reuniones uno a uno. De este modo hay más confianza para aclarar dudas, señalar errores y escuchar las necesidades y puntos de vista de cada colaborador/a. 

Establecer guías y pautas de trabajo por escrito

Esto ahorra tiempo y enfatiza los roles y responsabilidades de manera clara y efectiva. Crear guías y protocolos por escrito también disminuirá la necesidad de innumerables teleconferencias y reuniones virtuales innecesarias.

Facilitar herramientas y orientar a los colaboradores para que acondicionen su espacio de trabajo remoto

No todos los colaboradores tienen en casa las condiciones ideales para el trabajo remoto. Muchos viven en lugares pequeños, con familias, niños, mascotas o compañeros de cuarto, que también pueden estar trabajando de manera remota. Una buena conexión a Internet, un escritorio ordenado y una silla cómoda son claves para el teletrabajo.  

Una buena idea es alentar al equipo a compartir imágenes de sus espacios de oficina en casa y sus consejos de decoración.

Fomentar la salud y el bienestar

Trabajar todo el día sentado frente a una pantalla puede generar problemas de salud, sobre todo derivados de las malas posturas. Fomenta que los colaboradores realicen “pausas activas” con ejercicios de estiramiento y breves caminatas de cinco o diez minutos cada media hora o 45 minutos frente al teclado. 

Contar con equipos de trabajo remoto hace a tu e-commerce más eficiente y diverso. Saber gestionar el flujo de trabajo para estos equipos es clave para lograrlo.

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